Ontbrekende documenten
Hoe je weet welke documenten wij nog missen, waarom een document dat je al opstuurde toch ontbrekend kan lijken, en voor welke betalingen je niets hoeft aan te leveren.
Bij elke betaling op je rekening hoort een document. Ontbreekt dat, dan kunnen we de kost niet boeken en kan je de btw er niet op recupereren. Dit is hoe je weet wat er nog mist.
Het scherm Ontbrekende documenten in het platform wordt op dit moment herbouwd. Tot het er is, bezorgt je team je bij elke btw-periode een overzicht van wat er ontbreekt. Wil je er tussendoor een, vraag het dan gewoon via de chat, je krijgt een actuele lijst.
Waar je het vandaag ziet
Ondertussen zie je hetzelfde op twee andere plaatsen, en die werken wél:
- Je todo's: elke banktransactie zonder document staat daar, met het bedrag en de tegenpartij erbij. Dat is in de praktijk je lijst met ontbrekende stukken.
- Het overzicht van je team, elke btw-periode per mail.
Wat je met een ontbrekend document doet
Er zijn drie antwoorden, en alle drie zijn goede antwoorden:
Ben je een document kwijt? Dan kan je de btw erop niet recupereren, en kan er bij een fiscale controle een vraag over komen. Eén keer is geen ramp, maar het is de moeite om je documenten meteen digitaal te bewaren.
Waarom staat een document dat ik al opstuurde er nog bij?
Dit is de vraag die we hierover het vaakst krijgen. Meestal is er niets mis:
- Je bankafschrift komt een dag later binnen. Je betaling is dus nog niet bij ons bekend op het moment dat jij kijkt.
- De automatische koppeling heeft tijd nodig. Ons systeem leert je leveranciers en klanten kennen uit je afschriften. Bij een nieuwe leverancier, een cashbetaling of als nieuwe klant lukt de koppeling minder vlot.
- Een geüpload document wordt eerst nagekeken door een boekhouder voor het aan een betaling gekoppeld kan worden. Dat duurt soms even.
- Werk je veel voor particulieren en stuur je ons een maandelijks overzicht van je ontvangsten? Dan staat elke particuliere betaling als ontbrekend tot we dat overzicht gekoppeld hebben.
Voor welke betalingen hoef ik niets aan te leveren?
Voor sommige betalingen bestaat er gewoon geen document:
- Je loon als bestuurder.
- De huur van je thuiskantoor.
- Sommige verzekeringen, waar je alleen een betalingsverzoek krijgt.
We proberen die automatisch te herkennen. Lukt dat niet en staan ze toch in het overzicht, dan mag je ze negeren: onze boekhouders halen ze eruit.
En mijn kredietkaart?
Betalingen met je kredietkaart komen niet in dit overzicht. Die staan op je kredietkaartafrekening, en die lever je apart aan. Zie Kredietkaartafrekeningen.
Wat wij van je vragen
Twee dingen, en ze schelen allebei veel werk:
- Digitaal aanleveren, via het platform. Niet op papier, niet los per mail aan één van ons.
- Binnen enkele dagen na ontvangst. Dan blijft je dossier actueel en zie je je cijfers kloppen.
Nog niet gevonden wat je zocht? Stel je vraag rechtstreeks aan je boekhouder via de chat in het platform, die kent je dossier.