Je onkostennota's
Kosten terugvorderen die je privé betaalde voor je zaak: het overzicht, de twee statussen en wat je per nota kan doen.
Betaalde je iets voor je zaak met je privérekening of je eigen cash? Dan zet je dat op een onkostennota, zodat je vennootschap het aan je terugbetaalt en het correct in je boekhouding komt.
Denk aan een kilometervergoeding, je thuisbureauvergoeding, of een aankoop die je even zelf voorschoot.
De twee statussen
Een nota die je opslaat maar niet verstuurt, komt niet bij ons terecht. Dat is de fout die we het vaakst zien. Kijk je lijst na op nota's die op Nog niet verzonden blijven staan.
Wat je per nota kan doen
- Preview: bekijken hoe ze eruitziet.
- Downloaden: als bestand bewaren.
- Aanpassen: zolang ze nog niet verzonden is.
- Kopie maken: handig voor wat elke maand terugkomt, zoals je kilometervergoeding.
- Versturen naar boekhouder: de stap die telt.
- Verwijderen: definitief.
Bewaar je bewijsstukken. De onkostennota zelf is je aanvraag tot terugbetaling; bij een fiscale controle wil men de onderliggende bonnetjes zien.
Onkostennota of document?
Een veelgestelde vraag, en het onderscheid is eenvoudig:
- Betaalde je met je zakelijke rekening? Dan lever je gewoon de factuur aan bij Documenten. Geen onkostennota nodig.
- Betaalde je privé? Dan hoort het op een onkostennota, zodat je het terugkrijgt.
Met de verkeerde rekening betaald
Een vergissing kan je eenvoudig corrigeren:
- Een privé-uitgave betaald met de rekening van je vennootschap: stort het exacte bedrag van je privérekening terug naar de zakelijke rekening. Gebruik bijvoorbeeld de mededeling Terugbetaling foutieve betaling en vertel je accountant welke betaling je corrigeert.
- Een zakelijke uitgave privé betaald: maak een onkostennota, voeg het bewijsstuk toe en betaal jezelf daarna vanuit de vennootschap terug.
Maak geen tweede factuur of document aan om de fout te verbergen. De originele betaling en de correctie moeten allebei zichtbaar blijven voor je boekhouding.
Nog niet gevonden wat je zocht? Stel je vraag rechtstreeks aan je boekhouder via de chat in het platform, die kent je dossier.