Facturatie
Overzicht van je verkoopfacturen — de facturenlijst, de statussen en wat je ermee kan.
Met Facturatie maak je verkoopfacturen en creditnota's op, verstuur je ze naar je klanten en volg je op of ze betaald zijn. Deze pagina geeft een overzicht van de facturenlijst; voor het opmaken zelf zie Een nieuwe factuur en voor de configuratie Instellingen.
De facturenlijst
De lijst vind je onder Verkoop. Elke rij is één factuur of creditnota.
Kolommen
- Factuurnummer: het toegekende nummer, of CONCEPT zolang de factuur nog niet gefinaliseerd is.
- Factuurdatum: de datum op de factuur.
- Naam klant: de klant aan wie je factureert.
- Bedrag: het totaalbedrag inclusief btw.
- Betaalstatus: Betaald of Openstaand. Voor recente facturen wordt dit automatisch bepaald; je kan de status ook zelf omzetten. Staat er Onbekend, dan kon de status niet automatisch bepaald worden.
- Verzendstatus: twee icoontjes tonen of de factuur per e-mail en/of via Peppol verstuurd is (niet verzonden, onderweg, afgeleverd of mislukt).
Tabbladen
Boven de lijst kan je filteren via tabbladen:
- Laatste 12 maanden (standaard)
- Concept: nog niet gefinaliseerde facturen
- Verzonden
- Onbetaald
- Alle
Statussen
Een factuur doorloopt twee soorten status:
- Levenscyclus: van Concept (nog aanpasbaar) naar gefinaliseerd. Finaliseren vergrendelt het factuurnummer en genereert de definitieve PDF.
- Betaalstatus: Betaald of Openstaand, automatisch bepaald of handmatig ingesteld.
Een concept kan je nog vrij aanpassen of verwijderen. Zodra een factuur gefinaliseerd is, ligt het factuurnummer vast en kan je ze niet meer verwijderen, je maakt dan een creditnota om ze te corrigeren.
Acties per factuur
Via het actiemenu rechts op elke rij kan je onder meer:
- Preview en Downloaden van de gegenereerde PDF
- Aanpassen (concept) of Bekijken (gefinaliseerd)
- Verwijderen (enkel concepten)
- Kopie maken van een bestaande factuur
- Creditnota maken op basis van een gefinaliseerde factuur
- Finaliseren of Opnieuw verzenden
- Downloaden als offerte (concept)
- Markeren als betaald / onbetaald
- Document bekijken: opent de gekoppelde post in Documenten
Offertes
Een offerte is in Astro geen apart documenttype, maar een conceptfactuur die je als offerte downloadt. Zo maak je snel een prijsvoorstel met dezelfde gegevens als een factuur, zonder al een definitieve factuur aan te maken.
Maak een conceptfactuur aan en vul de klant en de lijnen in (zie Een nieuwe factuur). Laat ze als concept staan, nog niet finaliseren.
Kies in het actiemenu van de conceptrij Downloaden als offerte. Deze actie is enkel beschikbaar op concepten.
Je krijgt een PDF met als titel Offerte (in het Frans Devis, in het Engels Quote, volgens de taal van de factuur) die je naar je klant stuurt.
Gaat je klant akkoord? Finaliseer dezelfde conceptfactuur als gewone factuur: zo wordt de offerte een echte factuur, mét factuurnummer.
Een offerte verschilt op twee punten van een gewone factuur:
- Geen factuurnummer: een offerte is nog geen factuur en krijgt dus geen nummer.
- Geen SEPA-betaal-QR: de betaal-QR verschijnt enkel op echte facturen.
Verder bevat de offerte dezelfde gegevens: klant, lijnen, btw, bedragen en bedrijfsgegevens.
Er is geen aparte offertelijst: een offerte blijft in de lijst staan als concept tot je ze finaliseert (tot factuur) of verwijdert.
Wat je met facturatie kan
- Facturen en creditnota's opmaken met eigen lijnen, btw-types en korting.
- De factuur opmaken in het Nederlands, Frans of Engels.
- Versturen via e-mail en/of Peppol (e-invoicing), of zelf downloaden.
- Een SEPA-betaal-QR op de factuur tonen zodat je klant snel kan betalen.
- Je klanten beheren en standaardinstellingen (nummering, taal, layout, algemene voorwaarden) instellen.
De meertalige facturen en de SEPA-betaal-QR zijn recent toegevoegd. Zie de changelog voor het overzicht.
Nog niet gevonden wat je zocht? Stel je vraag rechtstreeks aan je boekhouder via de chat in het platform, die kent je dossier.