Doorgerekende kosten
Hoe factureer je kosten die je eerst voor een klant hebt voorgeschoten?
Wat zijn doorgerekende kosten?
Doorgerekende kosten zijn uitgaven die je voor een opdracht doet en nadien aan je klant factureert.
Voorbeelden
- Een restaurantbezoek dat je opdrachtgever terugbetaalt
- Een parkeerticketje dat je opdrachtgever terugbetaalt
- Een vliegtuigticket dat jij boekte en je opdrachtgever terugbetaalt
Hoe stel je een correcte factuur op voor doorgerekende kosten?
Een doorgerekende kost maakt normaal deel uit van de maatstaf van heffing van je eigen dienst. Je vermeldt de kost op je verkoopfactuur en past in principe hetzelfde btw-tarief toe als op de dienst waarbij de kost hoort. Dat kan dus ook gelden wanneer er op het oorspronkelijke kasticket geen btw stond of je die btw niet kon aftrekken.
Voorbeeld 1: een gewone doorgerekende kost
- Je maakt voor een opdracht een restaurantkost van € 100.
- Je rekent die € 100 door op dezelfde factuur als je dienst.
- Op die doorgerekende kost pas je normaal het btw-tarief van je hoofddienst toe.
Je eigen fiscale aftrek van de oorspronkelijke uitgave volgt ondertussen de regels voor dat type kost. Doorrekenen maakt een niet-aftrekbaar deel dus niet plots aftrekbaar.
Uitzondering: voorgeschoten sommen
Je rekent geen btw aan wanneer het om een echte voorgeschoten som gaat. Daarvoor moet de uitgave in naam en voor rekening van je klant gebeuren, moet je het exacte bedrag doorrekenen en moet je dat met documenten kunnen aantonen. De factuur of het recht waarop de betaling slaat, staat dus op naam van je klant.
Voorbeeld 2: een voorgeschoten som
Een accountantskantoor betaalt voor een klant een publicatie in het Belgisch Staatsblad. De publicatie gebeurt op naam van de klant en de kost behoort juridisch aan die klant toe. Het kantoor vordert exact hetzelfde bedrag terug en bewaart het bewijs. In dat geval kan de betaling als voorgeschoten som buiten de btw-maatstaf blijven.
Het onderscheid is technisch en hangt af van de documenten. Laat bij twijfel je factuur controleren voordat je ze verstuurt.
Auteur
Fiscaal jurist en co-founder van Astro. Schrijft over fiscaliteit in mensentaal.
Meer over Thomas Aertgeerts
