Werk je als ondernemer regelmatig van thuis uit, dan kan je hiervoor waarschijnlijk kosten aftrekken. Dit artikel helpt je om meer inzicht te krijgen in de fiscale voordelen en de stappen die je moet ondernemen om deze aftrek correct toe te passen.

Welke regels op jou van toepassing zijn, verschilt naargelang je ondernemingsvorm:

• Regels voor vennootschappen
• Regels voor eenmanszaken

Aandachtspunten:

• Documentatie: Zorg voor een gedetailleerde administratie en documentatie van alle kosten.
• Afgescheiden ruimte: Enkel als je thuis een bureau in een afzonderlijke kamer of een afgescheiden ruimte hebt.
• Regelmatig thuiswerk: Enkel indien je regelmatig van thuis werkt.

Regels voor vennootschappen

Wat is de aftrek van een thuiskantoor?

Als je als vennootschap een gedeelte van je woning gebruikt als thuiskantoor, kun je bepaalde kosten fiscaal aftrekken. Deze aftrek houdt in dat je de huur, maar ook andere kosten zoals energie, internet en klein kantoormateriaal, gedeeltelijk kunt inbrengen in de boekhouding van je vennootschap.

Hiervoor maak je een onderscheid tussen 3 categorieën kosten van thuiskantoor

• Huur van een thuiskantoor
• Vaste kosten zoals energie en verzekeringen,...
• Kantoorbenodigdheden zoals een muis, laptop, extern scherm

Huur van een thuiskantoor

Wat is de huur van een thuiskantoor

Wanneer je een deel van je privéwoning als kantoorruimte voor je vennootschap gebruikt, ontstaat de mogelijkheid om een deel van de huurkosten als bedrijfskosten af te trekken

Oppervlakteberekening: De basis van de berekening is de verhouding van de oppervlakte van je thuiskantoor ten opzichte van de totale woonoppervlakte. Hier ga je dus ruimte per ruimte bekijken hoeveel van die ruimte je professioneel gebruikt. Bijvoorbeeld:

• Bureau ruimte van 25m2 die 100% professioneel wordt gebruikt
• Gang: 15% - doorlaten zakelijke relaties
• Toilet: 15% - gebruik door zakelijke relaties
• Ontvangstruimte: 20% - Tijdelijk ontvangen en eerste contact met klanten
• Kelder: 20% stockage ruimte papieren en documenten
• Zolder: 20% stockage ruimte papieren en documenten

Realistisch Percentage: De aftrek moet gebaseerd zijn op het reële percentage van de woning dat voor professionele doeleinden wordt gebruikt.

💡Astro tip: De meeste klanten hebben een percentage dat schommelt tussen 15-25%

Hoe word je belast?

De huur is een aftrekbare kost voor je vennootschap en een onroerend inkomen voor de eigenaars van de woning. De belastingdruk ligt in het algemeen lager op inkomsten uit verhuur in vergelijking met de uitkering van een loon. Als je de woning nog aan het afbetalen bent, kan je de interesten die je betaalt als privé persoon ook nog aftrekken van de inkomsten van de huur.

De maximale huur die je mag vragen, hangt samen met het kadastraal inkomen van je woning. Dat kan je terugvinden op Myminfin bij de berichten van je onroerende voorheffing.

‍

Vaste kosten

Wat zijn vaste kosten?

Vaste kosten zijn alle kosten die samenhangen met de huurproportie. Bijvoorbeeld, als je thuiskantoor 20% van je huis inneemt, kun je in principe 20% van deze kosten als bedrijfskosten aftrekken.

Hieronder een aantal voorbeelden:

1. Energiekosten: Dit omvat elektriciteit, gas en water.
2. Schoonmaak- en Onderhoudskosten: De kosten voor het schoonmaken en onderhouden van je thuiskantoor kunnen deels aftrekbaar zijn.
3. Verzekeringspremies: Een deel van de premies voor bijvoorbeeld inboedel- of aansprakelijkheidsverzekeringen, mits deze betrekking hebben op het thuiskantoor.
4. Onroerendgoedbelasting: Indien van toepassing, kan een deel van je onroerendgoedbelasting aftrekbaar zijn als zakelijke kost.
5. Beveiligingssystemen: Als je investeert in beveiligingssystemen voor je thuiskantoor (zoals alarmsystemen), kan dit deel van de kosten aftrekbaar zijn.

Hoe word je belast?

De kosten gerelateerd aan de huur zijn een aftrekbare kost voor je vennootschap en een terugbetaling van kosten voor de eigenaars van de woning. Hier word je privé dus niet op belast.

Hoe werkt het praktisch?

• Bekijk welke kosten op jou van toepassing zijn
• Maak elke drie maanden een overzicht van de kosten
• Pas hier het beroepspercentage op toe
• Maak een onkostennota via het platform
• Stuur de onkostennota door naar Astro.

Kantoorbenodigdheden

Wat zijn kantoorbenodigdheden?

Alle andere kantoorkosten die niet noodzakelijk gelinkt zijn aan de huurproportie.

1. Internet en Telecommunicatie: Kosten voor internet en telefoondiensten die gebruikt worden voor zakelijke doeleinden kunnen gedeeltelijk of volledig worden afgetrokken.
2. Kantoorbenodigdheden: Dit omvat items zoals printerpapier, pennen, notitieblokken en andere materialen die je nodig hebt om je kantoor draaiende te houden.
3. Afschrijving op Kantoorinrichting: Kosten voor de aanschaf en het onderhoud van meubilair en apparatuur specifiek voor het thuiskantoor (zoals een bureau, bureaustoel, computer, printer) kunnen mogelijk worden afgeschreven.

Hoe word je belast?

Deze kosten zijn aftrekbaar voor je vennootschap.

Hoe werkt het praktisch?

• Vraag steeds een factuur op naam van je vennootschap voor deze kosten
• Stuur de factuur door naar Astro.

Regels voor eenmanszaken

Heb je thuis een bureau waar je regelmatig werkt, dan kan je zowel kantoorbenodigdheden als vaste kosten aftrekken. Je huur kan je in de meeste gevallen niet aftrekken.

Kantoorbenodigdheden

Voorbeeld: Bureau, bureaustoel, computer, tweede scherm, muis, koffiemachine om je klanten te ontvangen, enz.

Opgelet: Dit geldt enkel als je de kantoorbenodigdheden voor professionele doeleinden gebruikt.

Kantoorbenodigdheden aftrekken:

• Vraag een factuur met je ondernemingsnummer voor alle  kosten die je 100% professioneel maakt.
• Bezorg het overzicht aan Astro via het platform.

Vaste kosten

Voorbeeld:  Water, gas, elektriciteit, brandverzekering, onroerende voorheffing, enz.

Proportioneel met het beroepsgebruik: Vaste kosten zijn alle kosten die samenhangen met de huurproportie. Bijvoorbeeld, als je thuiskantoor 20% van je huis inneemt, kun je in principe 20% van deze kosten als bedrijfskosten aftrekken.

Opgelet: Enkel als je thuis een bureau in een afzonderlijke kamer of een afgescheiden deel van je woonkamer hebt én je regelmatig van thuis uit werkt.

Vaste kosten aftrekken:

• Betaal alle kosten privé
• Maak elk kwartaal een overzicht van de kosten in een overzichtelijke pdf
• Pas hier het beroepspercentage (bijvoorbeeld 20%) op toe
• Bezorg het overzicht aan Astro via het platform.

Huur

De huurprijs zelf kan je meestal niet aftrekken. In een standaard huurcontract staat vaak een clausule die dat verhindert. Als je zelf eigenaar bent van je woning, is dit ook niet mogelijk. Je kan juridisch niet van je zelf huren. Huurder en verhuurder moeten twee verschillende (rechts)personen zijn.

‍

Meer weten? 👉 Contacteer een Astro accountant via info@astro.tax

‍