Als zelfstandige ben je expert in jouw vakgebied, altijd op zoek naar manieren om je zaak te laten groeien en bloeien. Maar laten we eerlijk zijn, niemand houdt van te veel belasting betalen. Gelukkig is er een krachtig instrument waarmee je je belastingen kan verminderen: het aftrekken van beroepskosten.
In dit blogartikel gaan we dieper in op:
- Wat beroepskosten zijn
- Waarom je ze moet aftrekken
- Welke beroepskosten je kan aftrekken
- Andere basisbegrippen zoals volledige aftrekbaarheid versus gedeeltelijke aftrekbaarheid en aftrekken versus afschrijven
Dit artikel geldt zowel voor een eenmanszaak als voor een vennootschap.
Wat zijn beroepskosten?
First things first, wat zijn beroepskosten nu eigenlijk? Beroepskosten zijn uitgaven die je maakt voor je zelfstandige activiteit. Ze worden ook wel eens aftrekbare kosten genoemd. Opgelet, niet elke kost die je maakt is automatisch een beroepskost.
Een kost is pas een aftrekbare kost of beroepskost als die voldoet aan de volgende voorwaarden:
- De kost is werkgerelateerd;
- De kost zorgt er voor dat je onderneming (nu of in de toekomst) groeit en een inkomen verkrijgt.
- Je hebt een bewijs van de kost (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota, e.d.)
- Je hebt bewijs nodig in de vorm van een factuur of bonnetje.
- De uitgave is gebeurd (geboekt) in hetzelfde jaar als waarin je ze wilt inbrengen
We nemen Sam even als voorbeeld:
Sam is grafisch ontwerper als eenmanszaak in bijberoep. Om haar creatieve creaties volledig tot leven te brengen maakt zij gebruik van een tablet en een professioneel tekenprogramma. Zonder deze apparatuur kan ze haar werk niet uitvoeren.
Astro advies: Sam kan deze kosten aftrekken als beroepskost:
- De kosten zijn werkgerelateerd
- Dankzij de tablet en het tekenprogramma kan ze opdrachten voor klanten uitvoeren waar ze geld mee verdient
- Bij haar twee aankopen heeft ze een factuur ontvangen via e-mail, dit bewijs stuurt ze door naar haar boekhouder.
- Zo is Sam met alles in orde, en kunnen de kosten worden afgetrokken.
Beroepskosten of aftrekbare kosten zijn uitgaven die je maakt voor je zelfstandige activiteit.
Waarom beroepskosten aftrekken?
Kort samengevat: door beroepskosten af te trekken, dalen je belastingen. Om je belasting te berekenen, vertrek je steeds van je omzet. Daarna trek je alle beroepskosten af van je omzet. Het bedrag dat dan overblijft, is je netto belastbaar beroepsinkomen. Op dat bedrag bereken je je belastingen. Door beroepskosten te maken, daalt je netto belastbaar beroepsinkomen en als gevolg hiervan ook je belastingen.
Door beroepskosten af te trekken van je omzet, dalen je belastingen.
Een simpel voorbeeld maakt dat snel duidelijk:
Luna is een sales consultant en werkt via een vennootschap. Haar vennootschap heeft een jaaromzet van 70.000 euro. Haar vennootschapsbelastingtarief is 25%. Luna keert zich een jaarlijks brutoloon uit van 45.000 euro. Om haar beroep efficiënt uit te oefenen heeft zij een laptop (3250 euro), een tablet (750) en gsm (1000 euro) gekocht. Die gebruikt ze 100% beroepsmatig.
Astro advies: Als Luna de kosten van haar vennootschap correct aftrekt, daalt de belastingdruk van haar vennootschap:
- Jaaromzet: 70.000 euro
- Kosten vennootschap: 50.000 euro (45.000 + 3250 + 1000 + 750)
- Netto belastbaar inkomen: 20.000 (70.000 - 50.000
- Belasting: 5000 (25% van 20.000)
Welke beroepskosten kan ik aftrekken?
Als zelfstandige, eenmanszaak of vennootschap, kan je beroepskosten aftrekken. De aftrekbaarheid van beroepskosten hangt af van specifieke regels en richtlijnen die door de fiscus zijn vastgesteld. Deze kosten variëren van beroep tot beroep. Een aantal voorbeelden:
- Zakelijke reiskosten
- Professionele opleidingen zoals seminaries of online cursussen
- IT materiaal: computer, tablet, gsm
- Kantoormateriaal: bureau, printer, bureaustoel
- Restaurantkosten
- Wifi en gsm abonnement
- Verzekeringen
- Pensioensparen
Astro advies:
- Ga bewust om met je kosten en doe alleen uitgaven die bijdragen aan je bedrijfsgroei en winst.
- Hou steedsje facturen en bonnen bij de hand om je kosten te verantwoorden.
- Heb je twijfels over wat je wel of niet mag aftrekken, contacteer ons dan en wij helpen je graag verder.
Het is raadzaam om een boekhouder te raadplegen om ervoor te zorgen dat je je beroepskosten correct aftrekt.
Zijn beroepskosten altijd 100% aftrekbaar?
Sommige kosten zijn volledig aftrekbaar, je kan deze voor 100% (en soms zelf meer!) aftrekken van je omzet. Bijvoorbeeld:
- Opleidingen
- Een fiets die je professioneel gebruikt
- Je sociale zekerheidsbijdragen
- Beroepsverzekeringen.
Andere kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar, hier mag je slechts een deel aftrekken van jouw omzet. Bijvoorbeeld:
- Onthaal- en receptiekosten
- Restaurantkosten
- Bedrijfswagens met verbrandingsmotor.
Niet alle beroepskosten zijn volledig aftrekbaar. Informeer je op voorhand bij je boekhouder.
Werkelijke beroepskosten of forfaitaire kostenaftrek?
Heb je weinig beroepskosten, kan je kiezen voor een forfaitaire kostenaftrek. Hierbij hoef je geen bewijsdocumenten van je aankopen te bewaren. Een vennootschap kan geen gebruik maken van de forfaitaire kostenaftrek. Bedrijfsleiders en eenmanszaken wel:
- Eenmanszaken: het forfait bedraagt 30% van je winst, met een maximum van 5520 euro (voor het aanslagjaar 2024).
- Bedrijfsleiders: het forfait bedraagt 3% voor bedrijfsleiders met een maximum van 2910 euro (voor het aanslagjaar 2024)
Dit forfait kan interessant zijn voor zelfstandigen in bijberoep, maar bedenk dat je werkelijke beroepskosten meestal hoger liggen.
Kosten aftrekken of afschrijven: wat is het verschil?
Aftrekken of afschrijven, what’s in a name? Veel zal je merken. In sommige situaties heb je bij het aftrekken van je beroepskosten twee mogelijkheden. Ofwel breng je het gehele aankoopbedrag in één keer in, ofwel verdeel je deze kosten over meerdere boekjaren en trek je verschillende jaren na elkaar een deel van het aankoopbedrag af. In deze tweede situatie, spreken we van ‘afschrijvingen’.
Wat is nu een afschrijving en wat niet? Het moet gaan om een ‘investering’. Wanneer een goed een aantal jaren kan worden gebruikt, is dit een investering. Zo kan je jouw laptop meerdere jaren gebruiken en raden we aan om deze kost over 3 jaren te spreiden.
Meer weten over beroepskosten?
Het is duidelijk dat het aftrekken van beroepskosten een waardevol instrument is voor elke zelfstandige. Wil je meer weten over welke beroepskosten bij jou van toepassing zijn? Neem dan zeker contact op met het Astro-team.
.webp)